Para un correcta organización de nuestro trabajo, es fundamental saber ponerle nombre o etiquetas a nuestras tareas. No distinguir qué es Urgente y qué es Importante es sinónimo de no saber de qué debemos ocuparnos en primer lugar y cuáles son aquellas cosas que sí podemos agendar o delegar.
Porque ante una tarea tan solo hay tres cosas que podemos hacer:
- Ocuparnos de ello en el momento.
- Buscarle sitio en nuestra agenda para hacerlo más tarde u otro día.
- Decirle a alguien de nuestro equipo que se ocupe de ello.
No parecen muchas las opciones. Aún así, en muchas ocasiones nos generan un “pequeño caos mental” porque no conocemos cuál es la mejor de ellas, la más apropiada. A ello debemos añadirle lo complicado que nos resulta delegar, un mal de muchos jefes de equipo y directores. Esta mezcla hace que optemos por hacerlo todo nosotros mismos y sin filtrar lo Urgente de lo Importante.
Si hacemos uso del diccionario para poner luz a este asunto la definición de Urgente es:
urgente
adjetivo
Que necesita ser realizado o solucionado con rapidez o lo antes posible.
“tomar medidas urgentes; realizar una llamada urgente; exigen respuestas urgentes a las cuestiones planteadas; hemos llamado al médico porque se trata de un asunto muy urgente”
Y la de importante es:
importante
adjetivo
Que tiene importancia o relevancia por su valor, magnitud, influencia u otras características.
“en la matriz mitocondrial se realizan las etapas más importantes de la respiración celular; el cobre es el principal recurso minero de Chile; el agua es uno de los elementos más importantes para el buen funcionamiento de los seres vivos; el museo dedica un espacio importante a los artistas contemporáneos”
Las consecuencias de este no saber priorizar con eficacia puede tener un impacto negativo en los objetivos que nos hemos marcado y en los que han sido fijados por la empresa. Con lo cual nuestro liderazgo se verá mermado. Es habitual que lo urgente se cuele en nuestras agendas con la etiqueta de importante. Ni delegamos, ni agendamos… nos ponemos a resolverlo inmediatamente.
Cuidado con las Urgencias
Lo Urgente no es sinónimo de Importante
“…y si no lo hago ahora, ¿qué ocurriría?…”: Si la respuesta es:
Nada = no es Urgente
Este tipo de Preguntas aclaratorias son muy útiles en mis sesiones de Coaching Ejecutivo. ¿Te animas a hacer un ejercicio?, si es así, responde lo más rápido que puedas a las siguientes tres cuestiones. Elige un tarea de ejemplo y no te pares a reflexionar mucho tus respuestas, así conseguiremos el resultado que buscamos:
♦ ¿Qué repercusión tiene el asunto a tratar en la cuenta de resultados de tu empresa?
♦ ¿Te pagan por atender ese asunto?
♦ ¿Dentro de una semana lo recordaré?, ¿dentro de un mes?…
¿Después de contestar a estas preguntas, ha cambiado tu visión de la tarea? ¿Es urgente o importante? ¿O ambas cosas? ¿O ninguna? Aquí te muestro un resumen de las distinciones Urgente/Importante y qué te recomiendo hacer en cada caso.
En mi experiencia como coach, cuando las personas reflexionan sobre esto se dan cuenta de que la mayoría de las tareas que tienen que llevar a cabo ¡no son urgentes! La etiqueta “esto es urgente” está gastada, a fuerza de utilizarla tanto, y despista al que quizá sea nuestro recurso más importante, la atención. La atención a los asuntos importantes que sí tenemos que gestionar, delegándolos o llevándolos a cabo nosotros mismos.
Ahora solo falta que sigas ejercitándote teniendo presente las tres preguntas planteadas más arriba. También que te cuestiones si delegas o no delegas, o más bien, si te gusta hacerlo o prefieres resolver los asuntos en primera persona. Pero de delegar ya hablaremos en el siguiente post. Hoy lo importante era hablar de otra cosa.
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